Het voertuigregister is op verschillende punten aangepast. Het invulformulier is nu een stuk eenvoudiger. De NIWO gebruikte daarvoor feedback van vele bedrijven.
Voertuigregister voor Eurovergunninghouders
Alle Nederlandse transportbedrijven met een Eurovergunning moeten hun kentekens en aantal chauffeurs aanmelden in het voertuigregister. Dit wordt naar verwachting eind 2023 verplicht.
Invullen voertuigregister Inloggen met eHerkenning, niveau 3 of hoger.
Aanvragen account Inloggen zonder eHerkenning, max 20 voertuigen.
Waarom moet ik dit invullen?
De registratie is nodig vanwege nieuwe Europese regels uit het mobiliteitspakket. Doel is om fraude tegen te gaan. Tegenover elk uitgegeven eurovergunningbewijs moet een voertuig staan. Daarnaast moeten er voldoende chauffeurs werkzaam zijn bij de onderneming. Het invullen van het voertuigregister wordt verplicht zodra de Europese regels zijn opgenomen in de Nederlandse wet- en regelgeving. Dat gebeurt naar verwachting eind 2023. Het niet invullen van het voertuigenregister kan dan grote gevolgen hebben, zoals het terugvorderen van vergunningbewijzen tot aan het geheel intrekken van de eurovergunning.
Vele transportbedrijven gaven al via het voertuigregister door met welke kentekens zij rijden. Heeft u dat nog niet gedaan, dan adviseert de NIWO het zo snel mogelijk te doen. Zo doet u ervaring op met het online voertuigregister en bent u klaar wanneer het verplicht is. U hoeft uw voertuiggegevens daarna alleen nog maar up-to-date te houden.
Wat vul ik in?
Het voertuigregister is eenvoudig in gebruik. U registreert de kentekens van alle voertuigen waarmee beroepsvervoer wordt gedaan. Het aantal actieve voertuigen kan niet meer zijn dan het aantal geldige vergunningbewijzen in bezit. Daarnaast registreert u jaarlijks het totale aantal werknemers en chauffeurs dat in dienst is van de onderneming of via een uitzendbureau is ingehuurd. Voor een uitgebreide uitleg kunt u de handleiding lezen. Raadpleeg ook de veel gestelde vragen op deze pagina. Heeft u daarna nog vragen, stuur dan een e-mail aan loket@niwo.nl
Handleiding voertuigregister, versie febr 2023 (pdf)
1. Kenteken
Vul het kenteken in. Streepjes en spaties mag u weglaten. Voorbeeld: 12ABC3
2. Land
Selecteer het land waar het voertuig staat geregistreerd.
3. Voertuig 'staat op naam'
Een voertuig ‘staat op naam’ als deze op naam staat van de eigenaar van de eenmanszaak, één van de vennoten, de onderneming of een andere rechtspersoon binnen uw concern. Kiest dan voor 'Ja'.
In alle andere gevallen kiest u voor 'Nee'. Als het voertuig niet op naam staat kunt u het huurcontract of leasecontract van het voertuig als bijlage toevoegen. Dit is niet verplicht.
4. Voertuig actief / niet actief
Voertuigen waarmee u rijdt zet u op ‘Actief’. Als een voertuig niet gebruikt wordt, dan zet u het voertuig op ‘Niet actief’. Zo kunt u wisselen tussen verschillende voertuigen. U kunt een kenteken niet verwijderen.
Toegang met eHerkenning
Om toegang te krijgen tot het ondernemersloket en het voertuigregister logt u in met eHerkenning. De NIWO hanteert eHerkenning op niveau 3 (EH3), de standaard bij de overheid. Het is een veilige en betrouwbare manier van inloggen, Met dit inlogmiddel kunt u bij ruim 500 andere instanties inloggen. eHerkenning is gekoppeld met het KVK-nummer van de onderneming, zodat u namens uw onderneming online zaken kunt regelen. Heeft u nog geen eHerkenning, regel het dan snel.
Toegang zonder eHerkenning
Speciaal voor bedrijven die geen eHerkenning hebben, is er een alternatieve mogelijkheid om voertuigen te registreren. Zij kunnen een account aanvragen bij de NIWO, waarmee maximaal 20 voertuigen opgevoerd kunnen worden. De inlogcodes worden verzonden naar het e-mailadres dat bij de NIWO bekend is. Gaat het om meer dan 20 voertuigen, dan moet u inloggen met eHerkenning.
Aanvragen account met inlogcodes
eHerkenning aanvragen
Een eHerkenningsmiddel niveau 3 vraagt u aan bij één van de zes erkende leveranciers. Nadat u de aanvraag hebt gedaan, komt er eenmalig iemand bij u langs om uw identiteit te controleren. Daarna kunt u EH3 gebruiken. Het is een persoonsgebonden inlogmiddel met een gebruikersnaam, wachtwoord en een sms-controle. U mag het niet aan anderen overdragen.
Machtigen voor toegang
Binnen een bedrijf kunnen meerdere personen een eigen persoonsgebonden eHerkenningsmiddel aanvragen. De tekenbevoegde of machtigingenbeheerder binnen een bedrijf kan deze anderen vervolgens machtigen voor toegang tot een of meer diensten. Zo zorgt u ervoor dat een bepaalde medewerker alleen toegang heeft tot het NIWO-ondernemersloket en niet tot andere overheidsdiensten.
Een intermediair machtigen
Het is mogelijk om een intermediair, iemand die uw online zaken regelt, te machtigen. Dit heet ketenmachtiging. U geeft de intermediair toestemming om namens uw bedrijf in te loggen bij een of meer diensten, zoals het ondernemersloket van de NIWO. In de meeste gevallen hoeft uw bedrijf dan zelf geen eHerkenning aan te vragen.
Meerdere ondernemingen
Heeft u meerdere ondernemingen? Dan kunt u één eHerkenningsmiddel gebruiken. U kunt meerdere KVK-nummers koppelen aan dit middel. U kunt dan namens elk van deze ondernemingen inloggen met eHerkenning. Hoe dit werkt kunt u navragen bij de leverancier van uw eHerkenningsmiddel.
Veelgestelde vragen
Algemeen
Wat doe ik met vergunningbewijzen die ik niet meer nodig heb? Bijvoorbeeld als het voertuig verkocht is?
De vergunningbewijzen die u niet meer nodig heeft, kunt u inleveren bij de NIWO. Doet u dat niet, dan blijft u halfjaarlijks de heffing verschuldigd aan de NIWO. U kunt ze per post versturen aan:
NIWO
Postbus 3004
2280 MB Rijswijk (ZH)
Indien u op korte termijn de vergunningbewijzen gaat gebruiken, hoeft u de vergunningbewijzen niet terug te sturen. Zodra u de voertuigen gaat inzetten, registreert u de voertuigen in het voertuigregister.
Vanaf wanneer kunnen de kentekens geregistreerd worden?
Begin mei 2022 is het voertuigregister geopend op het NIWO-ondernemersloket. U kunt het voertuigregister onder ‘producten’ terugvinden.
Welke gegevens registreert u in het voertuigregister?
U registreert in het voertuigregister de kentekens van alle voertuigen waarmee uw vervoersonderneming feitelijk vervoersactiviteiten uitvoert. Daarnaast registreert u in het voertuigregister ook jaarlijks en uiterlijk op 31 januari het totale aantal werknemers en chauffeurs dat op 31 december van het voorgaande jaar in dienst dan wel ter beschikking (bijv. uitzendkrachten) van uw vervoersonderneming stond.
Een eigenaar, vennoot of directeur die niet op de loonlijst staat, moet wel worden opgeteld bij het aantal werknemers. Indien de eigenaar, vennoot of directeur ook op een voertuig rijdt, moet hij/zij óók worden meegeteld bij het aantal chauffeurs.
Kan ik mijn kentekens en het aantal werknemers en chauffeurs per post of e-mail doorgeven aan de NIWO?
Nee. U kunt deze gegevens alleen via het NIWO-ondernemersloket doorgeven. U bent zelf verantwoordelijk voor de opgave van deze gegevens en de juistheid hiervan.
Voor de ondernemingen die geen eHerkenning kunnen aanvragen, is het mogelijk om inloggegevens aan te vragen via het ondernemersloket. Hiervoor is geen eHerkenning nodig. U kunt de inloggegevens aanvragen via: https://ondernemersloket.niwo.nl/home/product/voertuigregister-zonder-e-herkenning-2
De inloggegevens worden verstuurd naar het bij ons bekende e-mailadres.
Moet ik het kenteken van het voertuig dat wordt ingezet bij het vervoeren, inzamelen, handelen en/of bemiddelen van bedrijfsafvalstoffen of gevaarlijke afvalstoffen registreren in het voertuigregister?
Nee, het voertuigregister is er alleen voor Nederlandse Eurovergunninghouders. Heeft u voertuigen die worden ingezet voor beroepsvervoer van derden en waarvoor de NIWO een Eurovergunningbewijs heeft afgegeven, dan moet u de kentekens registreren. Heeft u alleen een VIHB-registratie (en geen Nederlandse Eurovergunning) dan hoeft u geen kentekens te registreren.
Wordt het papieren vergunningbewijs vervangen door het voertuigregister?
Nee. Het papieren vergunningbewijs blijft bestaan. Echter, de Eurovergunninghouders moeten nu ook hun wagenpark registreren in het voertuigregister.
Wat zijn de consequenties voor het niet registreren van de kentekens en het aantal werknemers en chauffeurs?
De NIWO kan aan de hand van het niet (juist) invullen van het voertuigregister besluiten om een onderzoek in te stellen, vergunningbewijzen terug te vorderen of de communautaire vergunning in te trekken. Er is namelijk niet aangetoond dat (op de juiste wijze) wordt voldaan aan de eis van werkelijke en duurzame vestiging.
Is het doorgeven van mijn kentekens, het aantal chauffeurs en werknemers verplicht?
Op dit moment is de registratie van deze gegevens op vrijwillige basis. Zodra de nieuwe Wet wegvervoer goederen (Wwg) en de Beleidsregel vergunningverlening van de NIWO is ingetreden, is het gebruik van het voertuigregister verplicht. Naar verwachting zal dat in de loop van 2023 zijn.
Moet ik mijn kentekens registreren als ik een binnenlandse (of nationale) vergunning heb?
Nee. De verplichting om kentekens te registreren in het voertuigregister geldt alleen voor Eurovergunninghouders en niet voor binnenlandse vergunninghouders. Het voertuigregister is om die reden alleen gekoppeld aan de Eurovergunning. Daarom is het voor binnenlandse vergunninghouders niet mogelijk (en niet nodig) om kentekens te registreren in het voertuigregister.
Moet ik kentekens registreren als ik alleen eigen goederen vervoer?
Nee. Het voertuigregister is alleen voor Eurovergunninghouders. U registreert de kentekens van voertuigen die worden ingezet voor beroepsvervoer voor derden en waarvoor een Eurovergunningbewijs is afgegeven.
U registreert dus geen kentekens van voertuigen die alleen worden ingezet voor eigen vervoer van goederen die van uzelf / uw bedrijf zijn.
Inloggen
Heb ik eHerkenning nodig voor het voertuigregister?
Het voertuigregister is op twee manieren toegankelijk.
- via eHerkenning niveau 3 of hoger
- via inloggegevens
Voor de laatste optie heeft u geen eHerkenning nodig. Daarbij kunnen er een maximum van 20 kentekens worden geregistreerd. Verder is het niet mogelijk om wijzigingen door te geven. Bij wijzigingen moet het gehele wagenpark opnieuw geregistreerd worden. Indien u gebruik maakt van eHerkenning zijn bovengenoemde punten wel mogelijk. De NIWO adviseert dan ook om eHerkenning niveau 3 of hoger aan te vragen.
Aanvragen account met inlogcodes U kunt de inloggegevens hier aanvragen.
Het is niet mogelijk om kentekengegevens per e-mail of per post door te geven.
Waarom kan ik niet met DigiD inloggen?
De NIWO werkt met eHerkenning. Dit is gekoppeld aan het KVK-nummer van een onderneming. DigiD is gekoppeld met het BSN-nummer van een persoon.
De NIWO werkt niet met DigiD, omdat daarvoor BSN nummers vastgelegd moeten worden. De NIWO heeft daar geen wettelijke grondslag, dus is een inlogmethode met DigiD op dit moment niet mogelijk.
Kan ik mijn kentekengegevens ook zonder eHerkenning doorgeven?
Voor de ondernemingen die geen eHerkenning kunnen aanvragen, is het mogelijk om inloggegevens aan te vragen via het ondernemersloket. Hiervoor is geen eHerkenning nodig.
Aanvraag account met inloggegevens. U kunt de inloggegevens hier aanvragen.
De inloggegevens worden verstuurd naar het bij ons bekende e-mailadres
Het beheren en wijzigen van de aangemelde kentekens in het voertuigregister kan alleen via het ondernemersloket en daar heeft u eHerkenning niveau 3 of hoger voor nodig.
Is het mogelijk is om als administratiekantoor via eHerkenning met een machtiging in te loggen op het voertuigregister of dient de vervoersonderneming zelf eHerkenning aan te vragen?
Het is mogelijk om een intermediair, bijvoorbeeld een administratiekantoor, te machtigen. Dit heet ketenmachtiging. De vervoersonderneming geeft de intermediair toestemming om namens de vervoersonderneming in te loggen bij een of meer diensten, zoals het NIWO-ondernemersloket. In de meeste gevallen hoeft de vervoersonderneming dan zelf geen eHerkenning aan te vragen.
Kentekens registreren
Welke kentekens registreer ik in het voertuigregister?
U registreert de voertuigen waarmee op dat moment beroepsgoederenvervoer voor derden wordt verricht. De voertuigen moeten een laadvermogen van meer dan 500 kg hebben. Let op! Dit is geen vervanger van de papieren vergunning. Het vergunningbewijs moet ook op het voertuig liggen.
De registratie van de kentekens in het voertuigregister dient op dagbasis juist te zijn en is pas compleet wanneer u ook alle kentekens van de voertuigen waarmee u feitelijk de vervoersactiviteiten uitvoert, heeft geactiveerd.
Let op! De kentekens worden NIET gekoppeld aan een vergunningbewijs.
Ik huur tijdelijk een voertuig? Moet ik dit kenteken ook registreren in het voertuigregister?
U dient een gehuurd voertuig ook te registeren in het voertuigregister. Uw registratie is pas compleet als u dit voertuig heeft geactiveerd. Hiermee wordt bedoeld dat u het kenteken op actief zet. Dit betekent dat u er op dat moment mee rijdt. Zodra u niet meer met het voertuig rijdt, zet u het voertuig op inactief.
Het voertuigregister is zo ontworpen dat u gemakkelijk een voertuig kunt aan- of afmelden. Ook als het gaat om een enkele dag.
Hoe registreer ik de kentekens en het aantal werknemers en chauffeurs in het voertuigregister?
U kunt voor de juiste registratie (en activatie) van deze gegevens de handleiding raadplegen.
De handleiding staat op de informatiepagina van het voertuigregister:
www.niwo.nl/vr
Wordt het kenteken in het voertuigregister gekoppeld aan een vergunningbewijs?
Nee. Het algemene doel van het voertuigregister is dat de NIWO zekerheid heeft dat een vergunninghouder over één of meer voertuigen beschikt en in verband met de verstrekking van vergunningbewijzen, om hoeveel voertuigen het gaat. Een geregistreerd kenteken wordt dus niet gekoppeld aan een vergunningbewijs waarover u beschikt.
Indien het voertuig wordt vervangen, kunt u dit doorgeven in het voertuigregister. De vergunningbewijzen kunnen binnen de onderneming gewisseld worden tussen verschillende voertuigen.
Bij de aanvraag via het ondernemersloket heb ik mijn kentekens doorgegeven, maar na verlening van de vergunning heb ik een bericht gekregen dat mijn kentekengegevens niet in het voertuigregister worden geregistreerd. Waarom is dat?
De kentekengegevens zijn niet juist aangeleverd en daardoor kon de NIWO de kentekengegevens niet verwerken in het voertuigregister. U dient de kentekengegevens opnieuw via het NIWO-ondernemersloket te registreren.
Ik heb een foutief kenteken ingevuld, maar ik het niet meer wijzigen. Wat nu?
In het voertuigregister is het niet mogelijk om een kenteken te wijzigen. Het is wel mogelijk om het kenteken op inactief te zetten.
Indien u een foutief kenteken heeft geregistreerd, klikt u op het potloodje in de regel van het foutieve kenteken en zet u het kenteken op inactief. Vervolgens start u een nieuwe registratie. U vult het juiste kenteken in. Het nieuwe kenteken is per direct opgevoerd in het voertuigregister.
Ik heb een kenteken geregistreerd, maar inmiddels heb ik het voertuig niet meer zelf in gebruik (verkocht/verhuurd/etc.). Moet ik dat doorgeven?
Alle wijzigingen in het wagenpark geeft u door in het voertuigregister. Indien een eerder geregistreerd voertuig niet meer door u wordt ingezet, moet u het voertuig afmelden. Het voertuigregister is zo ontworpen dat u gemakkelijk een voertuig kunt aan- of afmelden. Volg het stappenplan.
Via eHerkenning
1. Log in met eHerkenning van uw bedrijf
2. Zoek het voertuig op
3. Klik op de 'pen' om een voertuigregistratie te wijzigen
4. Zet het voertuig op 'inactief'
5. Klik op 'indienen'
Via inloggegevens
1. Log in met de inloggegevens van uw account
2. Geef het gehele en actuele wagenpark opnieuw op
3. Klik op 'indienen'
Ik heb meer voertuigen dan vergunningbewijzen, omdat ik van voertuigtype gewisseld heb. Moet ik nu extra vergunningbewijzen aanvragen?
Zolang u de voertuigen niet gelijktijdig inzet, hoeft u niet voor elk voertuig een eigen vergunningbewijs te bezitten. Wel moet u in het voertuigregister gaan bijhouden met welke voertuigen u rijdt. Het voertuig waar u niet mee rijdt zet u op inactief. Het andere voertuig zet u op actief.
Chauffeurs / werknemers registreren
Wat moet ik invullen bij het aantal werknemers en chauffeurs?
Hier vult u het aantal werknemers en chauffeurs dat in dienst is van of op een andere manier ter beschikking gesteld is aan de onderneming, zoals bijvoorbeeld uitzendkrachten. Bij de bepaling van het exacte aantal wordt er geen rekening gehouden met het type dienstverband is. Alle werknemers, ongeacht of het een parttimer of een fulltimer is, worden bij elkaar opgeteld.
Heeft u geen werknemers of chauffeurs in dienst, dan vult u het getal ‘0’ in.
Indien de eigenaar, vennoot of directeur niet op de loonlijst staat, moet deze wel worden meegeteld bij het aantal werknemers. Hetzelfde geldt voor de chauffeurs. Indien de eigenaar, vennoot of bestuurder rijdt op één van de voertuigen, moet deze ook worden meegeteld bij het aantal chauffeurs.
U kunt voor de juiste registratie (en activatie) van deze gegevens de handleiding raadplegen. De handleiding staat op de informatiepagina van het voertuigregister: www.niwo.nl/vr
Ik ben vennoot / eigenaar van de onderneming en ik rij zelf op mijn wagen(s). Ik sta niet op de loonlijst en er zijn geen werknemers. Wat moet ik aangeven bij de aantallen werknemers en chauffeurs?
Indien de eigenaar, vennoot of directeur niet op de loonlijst staat, moet deze wel worden meegeteld bij het aantal werknemers. Hetzelfde geldt voor de chauffeurs. Indien de eigenaar, vennoot of bestuurder rijdt op één van de voertuigen, moet deze ook worden meegeteld bij het aantal chauffeurs.
Wanneer moet ik het aantal werknemers en chauffeurs opgeven?
U registreert jaarlijks en uiterlijk op 31 januari het totale aantal werknemers en chauffeurs dat op 31 december van het voorgaande jaar in dienst dan wel ter beschikking (bijv. uitzendkrachten) van uw onderneming stond.
Ik heb iemand nieuw aangenomen/ingehuurd, moet ik dat doorgeven in het voertuigregister?
Gedurende het jaar hoeft u wisselingen niet door te geven.
U registreert jaarlijks en uiterlijk op 31 januari het totale aantal werknemers en chauffeurs dat op 31 december van het voorgaande jaar in dienst dan wel ter beschikking (bijv. uitzendkrachten) van uw onderneming stond.
Nieuws | voertuigregister | 19 dec 2022
Op het NIWO-ondernemersloket staat sinds mei 2022 het online voertuigregister. Een Eurovergunninghouder registreert daarin voertuigen waarover hij beschikt en waarmee hij beroepsgoederenvervoer verricht. Dit gebeurt nu op vrijwillige basis. In de loop van 2023 wordt het wettelijk verplicht.
www.niwo.nl/vr
Nieuws | voertuigregister | 27 okt 2022
Veel ondernemingen gaven al succesvol kentekengegevens en aantallen chauffeurs en werknemers door. Dit gebeurt op vrijwillige basis, maar dat wordt waarschijnlijk per 1 januari 2023 verplicht. Het niet invullen kan dan grote gevolgen hebben. Daarom adviseert de NIWO om het online voertuigregister zo snel mogelijk in te vullen.
Nieuws | voertuigregister | 11 mei 2022
Op het NIWO-ondernemersloket is op 11 mei 2022 het online voertuigregister geopend. Dat betekent dat alle Nederlandse transportbedrijven met een Eurovergunning hun voertuigen en aantal chauffeurs kunnen gaan registreren. U kunt uw voertuigen handmatig per kenteken of via het importeren van een csv-bestand registreren.
Nieuws | voertuigregister | 26 apr 2022
Zoals eerder aangekondigd opent de NIWO binnenkort het online voertuigregister, waarin transportbedrijven met een Eurovergunning voertuigen en aantal chauffeurs gaan registreren. Deze registratie is nodig vanwege nieuwe Europese regels uit het mobiliteitspakket. Doel is om fraude tegen te gaan.
