Om fraude tegen te gaan en een eerlijk speelveld te creëeren voor alle bedrijven actief in het beroepsgoederenvervoer is het voertuigregister ingevoerd.
Voertuigregister voor Eurovergunninghouders
Alle Nederlandse transportbedrijven met een Eurovergunning moeten hun kentekens en aantal chauffeurs aanmelden in het voertuigregister. Dit is sinds 1 januari 2024 verplicht.
Invullen voertuigregister
Inloggen met eHerkenning, niveau 3 of hoger.
Aanvragen VR-account
Inloggen zonder eHerkenning, max 20 voertuigen.
Snelle link naar deze informatiepagina:
www.niwo.nl/vr
Wat vul ik in?
Kentekens U vermeldt de kentekens van alle voertuigen waarmee beroepsvervoer wordt gedaan. Het aantal actieve voertuigen kan niet meer zijn dan het aantal geldige vergunningbewijzen in bezit. Als u wisselt van voertuig, dan meldt u dit in het voertuigregister.
Aantal chauffeurs U vermeldt het totale aantal werknemers en chauffeurs dat op 31 december van het afgelopen jaar in dienst is van de onderneming of via een uitzendbureau is ingehuurd. Als het aantal een jaar later nog hetzelfde is, hoeft u niets te doen.
1. Kenteken
Vul het kenteken in. Streepjes en spaties mag u weglaten. Voorbeeld: 12ABC3
2. Land
Selecteer het land waar het voertuig staat geregistreerd.
3. Voertuig 'staat op naam'
Een voertuig ‘staat op naam’ als het bij de RDW is geregistreerd op naam van (en dus op het kentekenbewijs staat vermeld) 1. de eigenaar van de eenmanszaak, 2. één van de vennoten, 3. de onderneming of 4. een andere rechtspersoon binnen uw concern. Kies voor 'Ja'.
In alle andere gevallen kiest u voor 'Nee'. U kiest 'Nee' als op het kentekenbewijs de naam staat van de verhuurder/leasemaatschappij.
4. Voertuig actief / niet actief
Voertuigen waarmee u rijdt zet u op ‘Actief’. Als een voertuig niet gebruikt wordt, dan zet u het voertuig op ‘Niet actief’. Zo kunt u wisselen tussen verschillende voertuigen. U kunt een kenteken niet verwijderen.
Handleiding
Voor een uitgebreide uitleg leest u de Handleiding voertuigregister, versie nov2024 (pdf)
Raadpleeg ook de veel gestelde vragen op deze pagina. Heeft u daarna nog vragen, stuur dan een e-mail aan loket@niwo.nl. Vermeld daarin het KVK-nummer en/of NIWO-codennummer.
Toegang met eHerkenning
Om toegang te krijgen tot het ondernemersloket en het voertuigregister logt u in met eHerkenning. De NIWO hanteert eHerkenning op niveau 3 (EH3), de standaard bij de overheid. Het is een veilige en betrouwbare manier van inloggen, Met dit inlogmiddel kunt u bij ruim 500 andere instanties inloggen. eHerkenning is gekoppeld met het KVK-nummer van de onderneming, zodat u namens uw onderneming online zaken kunt regelen. Heeft u nog geen eHerkenning, regel het dan snel.
Toegang zonder eHerkenning
Speciaal voor bedrijven die geen eHerkenning hebben, is er een alternatief om voertuigen te registreren. Zij kunnen een account aanvragen bij de NIWO, waarmee maximaal 20 voertuigen opgevoerd kunnen worden. De inlogcodes worden verzonden naar het e-mailadres dat bij de NIWO bekend is.
Gaat het om meer dan 20 voertuigen, dan moet u inloggen met eHerkenning.
Aanvragen VR-account met inlogcodes
Waarom moet ik dit invullen?
De registratie is nodig vanwege nieuwe Europese regels uit het mobiliteitspakket. Doel is om fraude tegen te gaan. Tegenover elk uitgegeven eurovergunningbewijs moet een voertuig staan. Daarnaast moeten er voldoende chauffeurs werkzaam zijn bij de onderneming. Het invullen van het voertuigregister is verplicht. De Europese regels zijn per 1 januari 2024 opgenomen in de Nederlandse wet- en regelgeving. Het niet invullen van het voertuigenregister kan grote gevolgen hebben, zoals het terugvorderen van vergunningbewijzen tot aan het geheel intrekken van de eurovergunning.
Vele transportbedrijven gaven al via het voertuigregister door met welke kentekens zij rijden. Heeft u dat nog niet gedaan, dan is het belangrijk het zo snel mogelijk te doen. Daarna hoeft u het voertuigregister alleen maar up-to-date te houden.
De vergunningbewijzen die u niet meer nodig heeft, levert u in bij de NIWO. Doet u dat niet, dan blijft u halfjaarlijks de heffing verschuldigd aan de NIWO.
U kunt ze per post versturen aan:
NIWO
Postbus 3004
2280 MB Rijswijk (ZH)
Indien u op korte termijn de vergunningbewijzen gaat gebruiken, hoeft u de vergunningbewijzen niet terug te sturen. Zodra u de voertuigen gaat inzetten, registreert u de voertuigen in het voertuigregister.
Het voertuigregister is een module op het NIWO-ondernemersloket.
ondernemersloket.niwo.nl -> voertuigregister Om toegang te krijgen tot uw gegevens logt u in met eHerkenning, niveau 3 of hoger.
U registreert in het voertuigregister de kentekens van alle voertuigen waarmee uw vervoersonderneming feitelijk vervoersactiviteiten uitvoert. Daarnaast registreert u in het voertuigregister ook jaarlijks en uiterlijk op 31 januari het totale aantal werknemers en chauffeurs dat op 31 december van het voorgaande jaar in dienst dan wel ter beschikking (bijv. uitzendkrachten) van uw vervoersonderneming stond.
Een eigenaar, vennoot of directeur die niet op de loonlijst staat, moet wel worden opgeteld bij het aantal werknemers. Indien de eigenaar, vennoot of directeur ook op een voertuig rijdt, moet hij/zij óók worden meegeteld bij het aantal chauffeurs.
Nee, het voertuigregister is er alleen voor Nederlandse Eurovergunninghouders. Heeft u voertuigen die worden ingezet voor beroepsvervoer van derden en waarvoor de NIWO een Eurovergunningbewijs heeft afgegeven, dan moet u de kentekens registreren. Heeft u alleen een VIHB-registratie (en geen Nederlandse Eurovergunning) dan hoeft u geen kentekens te registreren.
U kunt voor de juiste registratie (en activatie) van deze gegevens de handleiding raadplegen.
De handleiding staat op de informatiepagina van het voertuigregister:
www.niwo.nl/vr
Nee. Het papieren vergunningbewijs blijft bestaan. Echter, de Eurovergunninghouders moeten nu ook hun wagenpark registreren in het voertuigregister.
De NIWO kan aan de hand van het niet (juist) invullen van het voertuigregister besluiten om een onderzoek in te stellen, vergunningbewijzen terug te vorderen of de communautaire vergunning in te trekken. Er is namelijk niet aangetoond dat (op de juiste wijze) wordt voldaan aan de eis van werkelijke en duurzame vestiging.
De kentekengegevens zijn niet juist aangeleverd en daardoor kon de NIWO de kentekengegevens niet verwerken in het voertuigregister. U dient de kentekengegevens opnieuw via het NIWO-ondernemersloket te registreren.
Ja. Alle vergunninghouders zijn verplicht om de kentekens waarvoor een vergunningbewijs is afgegeven en het aantal werknemers en chauffeurs te registreren in het voertuigregister.
Dit geldt alleen voor de Eurovergunning.
Dit volgt uit artikel 16, lid 2, aanhef en onder g en artikel 5, lid 1, aanhef en onder g van de Verordening 1071/2009/EG.
Nee. De verplichting om kentekens te registreren in het voertuigregister geldt alleen voor Eurovergunninghouders en niet voor binnenlandse vergunninghouders. Het voertuigregister is om die reden alleen gekoppeld aan de Eurovergunning. Daarom is het voor binnenlandse vergunninghouders niet mogelijk (en niet nodig) om kentekens te registreren in het voertuigregister.
Nee. Het voertuigregister is alleen voor Eurovergunninghouders. U registreert de kentekens van voertuigen die worden ingezet voor beroepsvervoer voor derden en waarvoor een Eurovergunningbewijs is afgegeven.
U registreert dus geen kentekens van voertuigen die alleen worden ingezet voor eigen vervoer van goederen die van uzelf / uw bedrijf zijn.
Waarschijnlijk moet u nog een machtiging hebben voor het gebruik van het NIWO-ondernemersloket.
Machtigingen moeten per persoon en per dienst (bijv. NIWO, UWV) worden vastgelegd bij een erkende eHerkenningsleverancier. De wettelijke vertegenwoordiger van de onderneming kan hiervoor een machtigingenbeheerder aanstellen. Die regelt vervolgens wie voor welke online diensten gemachtigd wordt.
Met het inlogmiddel eHerkenning EH3 en de bijbehorende machtiging kan een medewerker namens de onderneming online zaken regelen op het ondernemersloket van de NIWO.
Wilt u meer weten over het machtigen van medewerkers? Kijk dan op www.eHerkenning.nl/machtigen voor meer informatie of neem contact op met uw leverancier.
Het voertuigregister is op twee manieren toegankelijk.
- via eHerkenning niveau 3 of hoger
- via een VR-account
Voor de laatste optie heeft u geen eHerkenning nodig. Daarbij kunnen er een maximum van 20 kentekens worden geregistreerd. Verder is het niet mogelijk om wijzigingen door te geven. Bij wijzigingen moet het gehele wagenpark opnieuw geregistreerd worden. Indien u gebruik maakt van eHerkenning zijn bovengenoemde punten wel mogelijk. De NIWO adviseert dan ook om eHerkenning niveau 3 of hoger aan te vragen.
Aanvragen VR-account met inlogcodes U kunt de inloggegevens voor het VR-account hier aanvragen.
Het is niet mogelijk om gewijzigde kentekengegevens per e-mail of per post door te geven.
Extra vergunningbewijzen bij uitbreiding wagenpark
Wilt u een extra voertuig registreren, dan heeft u eerst een extra vergunnigbewijs nodig.
Stap 1. U vraagt een extra vergunningbewijs aan en vermeldt het kenteken op het aanvraagformulier.
Stap 2. Als u voldoet aan de voorwaarden geeft de NIWO een extra vergunningbewijs af. De NIWO registreert het kenteken dan in uw voertuigregister.
De NIWO werkt met eHerkenning. Dit is gekoppeld aan het KVK-nummer van een onderneming. DigiD is gekoppeld met het BSN-nummer van een persoon.
De NIWO werkt niet met DigiD, omdat daarvoor BSN nummers vastgelegd moeten worden. De NIWO heeft daar geen wettelijke grondslag, dus is een inlogmethode met DigiD op dit moment niet mogelijk.
Nee. U kunt deze gegevens alleen via het NIWO-ondernemersloket doorgeven. U bent zelf verantwoordelijk voor de opgave van deze gegevens en de juistheid hiervan.
Voor de ondernemingen die geen eHerkenning kunnen aanvragen, is het mogelijk om inloggegevens aan te vragen via het ondernemersloket. Hiervoor is geen eHerkenning nodig. U kunt de inloggegevens aanvragen via: https://ondernemersloket.niwo.nl/home/product/voertuigregister-zonder-e-herkenning-2
De inloggegevens worden verstuurd naar het bij ons bekende e-mailadres.
Voor de ondernemingen die geen eHerkenning kunnen aanvragen, is het mogelijk om inloggegevens aan te vragen via het ondernemersloket. Hiervoor is geen eHerkenning nodig.
Aanvraag account met inloggegevens. U kunt de inloggegevens hier aanvragen.
De inloggegevens worden verstuurd naar het bij ons bekende e-mailadres
Het beheren en wijzigen van de aangemelde kentekens in het voertuigregister kan alleen via het ondernemersloket en daar heeft u eHerkenning niveau 3 of hoger voor nodig.
Het is mogelijk om een intermediair, bijvoorbeeld een administratiekantoor, te machtigen. Dit heet ketenmachtiging. De vervoersonderneming geeft de intermediair toestemming om namens de vervoersonderneming in te loggen bij een of meer diensten, zoals het NIWO-ondernemersloket. In de meeste gevallen hoeft de vervoersonderneming dan zelf geen eHerkenning aan te vragen.
U registreert de voertuigen waarmee op dat moment beroepsgoederenvervoer voor derden wordt verricht. De voertuigen moeten een laadvermogen van meer dan 500 kg hebben. Vanaf 1-1-2024 geldt de vergunningplicht ook voor voertuigen met een laadvermogen onder de 500 kg, die een toelaatbare maximummassa van 2500 kg of meer hebben.
Let op! Dit is geen vervanger van de papieren vergunning. Het vergunningbewijs moet ook op het voertuig liggen.
De registratie van de kentekens in het voertuigregister dient op dagbasis juist te zijn en is pas compleet wanneer u ook alle kentekens van de voertuigen waarmee u feitelijk de vervoersactiviteiten uitvoert, heeft geactiveerd.
Let op! De kentekens worden NIET gekoppeld aan een vergunningbewijs.
U dient een gehuurd voertuig ook te registeren in het voertuigregister. Uw registratie is pas compleet als u dit voertuig heeft geactiveerd. Hiermee wordt bedoeld dat u het kenteken op actief zet. Dit betekent dat u er op dat moment mee rijdt. Zodra u niet meer met het voertuig rijdt, zet u het voertuig op inactief.
Het voertuigregister is zo ontworpen dat u gemakkelijk een voertuig kunt aan- of afmelden. Ook als het gaat om een enkele dag.
Nee. Het algemene doel van het voertuigregister is dat de NIWO zekerheid heeft dat een vergunninghouder over één of meer voertuigen beschikt en in verband met de verstrekking van vergunningbewijzen, om hoeveel voertuigen het gaat. Een geregistreerd kenteken wordt dus niet gekoppeld aan een vergunningbewijs waarover u beschikt.
Indien het voertuig wordt vervangen, kunt u dit doorgeven in het voertuigregister. De vergunningbewijzen kunnen binnen de onderneming gewisseld worden tussen verschillende voertuigen.
In het voertuigregister is het niet mogelijk om een kenteken te wijzigen. Het is wel mogelijk om het kenteken op inactief te zetten.
Indien u een foutief kenteken heeft geregistreerd, klikt u op het potloodje in de regel van het foutieve kenteken en zet u het kenteken op inactief. Vervolgens start u een nieuwe registratie. U vult het juiste kenteken in. Het nieuwe kenteken is per direct opgevoerd in het voertuigregister.
Alle wijzigingen in het wagenpark geeft u door in het voertuigregister. Indien een eerder geregistreerd voertuig niet meer door u wordt ingezet, moet u het voertuig afmelden. Het voertuigregister is zo ontworpen dat u gemakkelijk een voertuig kunt aan- of afmelden. Volg het stappenplan.
Via eHerkenning
1. Log in met eHerkenning van uw bedrijf
2. Zoek het voertuig op
3. Klik op de 'pen' om een voertuigregistratie te wijzigen
4. Zet het voertuig op 'inactief'
5. Klik op 'indienen'
Via inloggegevens
1. Log in met de inloggegevens van uw account
2. Geef het gehele en actuele wagenpark opnieuw op
3. Klik op 'indienen'
Zolang u de voertuigen niet gelijktijdig inzet, hoeft u niet voor elk voertuig een eigen vergunningbewijs te bezitten. Wel moet u in het voertuigregister gaan bijhouden met welke voertuigen u rijdt. Het voertuig waar u niet mee rijdt zet u op inactief. Het andere voertuig zet u op actief.
De NIWO geeft de vergunning(bewijzen) alleen af voor kentekens die bij de RDW geregistreerd staan als bedrijfsauto, landbouwtrekker of bosbouwtrekker.
De NIWO mag geen vergunningbewijzen afgeven voor personenauto’s. Een personenauto wordt niet uitsluitend voor vervoer van goederen gebruikt. Dit volgt uit artikel 1.1 van de Wet wegvervoer goederen. De definitie van vrachtauto is: motorvoertuig of een samenstel van voertuigen, dat uitsluitend wordt gebruikt voor vervoer van goederen.
Controleer het kenteken op https://ovi.rdw.nl/#
- Bedrijfsauto (voertuigcategorie N1, N2, N3)
- Landbouw- of bosbouw trekker (voertuigcategorie T, C, U, Z of R, S)
De NIWO geeft de vergunning(bewijzen) alleen af voor kentekens die bij de RDW geregistreerd staan als bedrijfsauto, landbouwtrekker of bosbouwtrekker.
Het gaat altijd om de trekkende eenheid, het gemotoriseerde voertuig.
Hier vult u het aantal werknemers en chauffeurs dat in dienst is van of op een andere manier ter beschikking gesteld is aan de onderneming, zoals bijvoorbeeld uitzendkrachten. Bij de bepaling van het exacte aantal wordt er geen rekening gehouden met het type dienstverband is. Alle werknemers, ongeacht of het een parttimer of een fulltimer is, worden bij elkaar opgeteld.
Heeft u geen werknemers of chauffeurs in dienst, dan vult u het getal ‘0’ in.
Indien de eigenaar, vennoot of directeur niet op de loonlijst staat, moet deze NIET worden meegeteld bij het aantal werknemers. Hetzelfde geldt voor de chauffeurs.
Indien de eigenaar, vennoot of bestuurder rijdt op één van de voertuigen, moet deze WEL worden meegeteld bij het aantal chauffeurs.
U kunt voor de juiste registratie (en activatie) van deze gegevens de handleiding raadplegen. De handleiding staat op de informatiepagina van het voertuigregister.
Aantal werknemers
Indien de eigenaar, vennoot of directeur niet op de loonlijst staat, moet deze niet worden meegeteld bij het aantal werknemers.
Aantal chauffeurs
Indien de eigenaar, vennoot of directer rijdt op één van de voertuigen, moet deze wel worden meegeteld bij het aantal chauffeurs.
U registreert jaarlijks en uiterlijk op 31 januari het totale aantal werknemers en chauffeurs dat op 31 december van het voorgaande jaar in dienst dan wel ter beschikking (bijv. uitzendkrachten) van uw onderneming stond.
Als de aantallen een jaar later niet gewijzigd zijn, dan hoeft u niets te doen. Het eerder opgegeven aantal werknemers en chauffeurs blijft staan.
Gedurende het jaar hoeft u wisselingen niet door te geven. Het gaat om het aantal op 31 december.
U registreert jaarlijks en uiterlijk op 31 januari het totale aantal werknemers en chauffeurs dat op 31 december van het voorgaande jaar in dienst dan wel ter beschikking (bijv. uitzendkrachten) van uw onderneming stond.
Als het aantal hetzelfde is, hoeft u niets te doen.
eHerkenning aanvragen
Een eHerkenningsmiddel niveau 3 (EH3) vraagt u aan bij één van de zes erkende leveranciers. Nadat u de aanvraag hebt gedaan, komt er eenmalig iemand bij u langs om uw identiteit te controleren. Daarna kunt u EH3 gebruiken. Het is een persoonsgebonden inlogmiddel met een gebruikersnaam, wachtwoord en een sms-controle. U mag het niet aan anderen overdragen.
Machtigen voor toegang
Binnen een bedrijf kunnen meerdere personen een eigen persoonsgebonden eHerkenningsmiddel aanvragen. Meestal is er een persoon in een bedrijf, die contact heeft met de leverancier van de eHerkenning inlogmiddelen. Deze persoon kan de machtigingen instellen (vaak via een beheerportaal op de website van de leverancier). Zo zorgt u ervoor dat een bepaalde medewerker alleen toegang heeft tot de dienst NIWO-ondernemersloket en niet tot andere (overheids)diensten.
Een intermediair machtigen
Het is mogelijk om een intermediair, iemand die uw online zaken regelt, te machtigen. Dit heet ketenmachtiging. U geeft de intermediair toestemming om namens uw bedrijf in te loggen bij een of meer diensten, zoals het ondernemersloket van de NIWO. In de meeste gevallen hoeft uw bedrijf dan zelf geen eHerkenning aan te vragen.
Meerdere ondernemingen
Heeft u meerdere ondernemingen? Dan kunt u één eHerkenningsmiddel gebruiken. U kunt meerdere KVK-nummers koppelen aan dit middel. U kunt dan namens elk van deze ondernemingen inloggen met eHerkenning. Hoe dit werkt kunt u navragen bij de leverancier van uw eHerkenningsmiddel.
Het voertuigregister is op verschillende punten aangepast. Het invulformulier is nu een stuk eenvoudiger. De NIWO gebruikte daarvoor feedback van vele bedrijven.
Op het NIWO-ondernemersloket staat sinds mei 2022 het online voertuigregister. Een Eurovergunninghouder registreert daarin voertuigen waarover hij beschikt en waarmee hij beroepsgoederenvervoer verricht. Dit gebeurt nu op vrijwillige basis. In de loop van 2023 wordt het wettelijk verplicht.
www.niwo.nl/vr
Veel ondernemingen gaven al succesvol kentekengegevens en aantallen chauffeurs en werknemers door. Dit gebeurt op vrijwillige basis, maar dat wordt waarschijnlijk per 1 januari 2023 verplicht. Het niet invullen kan dan grote gevolgen hebben. Daarom adviseert de NIWO om het online voertuigregister zo snel mogelijk in te vullen.
Op het NIWO-ondernemersloket is op 11 mei 2022 het online voertuigregister geopend. Dat betekent dat alle Nederlandse transportbedrijven met een Eurovergunning hun voertuigen en aantal chauffeurs kunnen gaan registreren. U kunt uw voertuigen handmatig per kenteken of via het importeren van een csv-bestand registreren.
Zoals eerder aangekondigd opent de NIWO binnenkort het online voertuigregister, waarin transportbedrijven met een Eurovergunning voertuigen en aantal chauffeurs gaan registreren. Deze registratie is nodig vanwege nieuwe Europese regels uit het mobiliteitspakket. Doel is om fraude tegen te gaan.